[Writing a complaint letter]
물건을 잘못 구입했지만 제대로 교환 받지 못하거나 환불을 못 받을 때가 있다. 그럴 때는 직접 제조회사에 항의 서신을 보내는 게 더 빠르고 확실한 방법이 될 수 있다. 그렇다면 항의 서신을 어떻게 보내야 하는 걸까?
Address a letter to the company consumer affairs department.
우선 소비자 문제 상담 부서(consumer affairs department)나 고객지원센터 등의 주소를 알아본다. 그런 부서가 없다면 사장 앞으로 편지를 보내면 된다. 그 다음 작업은 제품 상표와 보증 기간 및 제조업체를 확인하는 것. 때론 상표만으로 제조업체를 알 수 없을 때가 있기 때문에 Standard & Poor's Register of Corporations, Trade Names Dictionary, Brands and Their Companies 등에서 찾아 확인해 보는 게 좋다.
Make the letter brief and to the point.
항의 서신은 간결하고 적절해야 한다. 제품 구입 날짜와 장소, 제품명(serial number or model number), 담당했던 직원, 원하는 바를 조목조목 적는 게 필수적이다. 한 가지 주의할 점은 감정을 절제하는 것. 화를 내거나 협박조의 글은 절대 도움이 안 된다. 또한, 편지에 덧붙여 영수증 사본 등 필요하다고 생각되는 서류를 첨부한다.
Send the letter with a return receipt requested.
express mail(특급 우편), registered mail(등기 우편), certified mail(배달 증명 우편)의 경우, 신청을 하면 배달 확인서를 발신인에게 보내주는 서비스를 받을 수 있다. 요금은 좀더 비싸지만 받은 이의 서명 및 배달 시간과 날짜를 알 수 있어 분쟁시 유용하게 쓰일 수 있다. 보내기 전에 반드시 항의 서한을 복사해 보관해야 한다.
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